Noch heute ist für viele Projektmanager*Innen, das Arbeiten mit Whiteboards, unzähligen unterschiedlichen Tools & Dateien oder beispielsweise die Kommunikation mit den Projektbeteiligten per Slack Normalität. Aber ab einer bestimmten Projekt- oder Unternehmensgröße reichen diese Hilfsmittel mit ihren Informationen und Funktionen für eine effiziente Planung und Organisation der Projektarbeit nicht mehr aus.
Mit Projektmanagement-Tools (PM-Tools) lässt sich das Chaos am Arbeitsplatz auf modernste und angenehmste Art und Weise in den Griff bekommen. Dank der Rationalisierung von Prozessen, die viel Zeit in Anspruch nehmen, bleibt so mehr Raum, um die kreativen Impulse auf produktivere Weise einzusetzen. Dabei sind PM-Tools mit Sicherheit keine neue Erfindung. Vielmehr geht es darum das richtige Tool für die eignen Bedürfnisse und Anforderungen zu finden.
Eine ganzheitliche Lösung sollte die Vorteile, die Deinem Team wichtig sind, maximieren und gleichzeitig viele der Nachteile des traditionellen, stückweisen Ansatzes für das Projektmanagement beseitigen.
Was ist ein Projektmanagement-Tool?
Projektmanagement-Tools helfen Dir, den Überblick über Aufgaben und Projekte an einem Ort zu behalten und sind ein zentraler Knotenpunkt für die Projektplanung. Diese webgestützten, weitgehend intuitiven Tools ermöglichen es Dir, Dein gesamtes Projekt von Anfang bis Ende zu planen, den Zeitplan für Euer Projekt zu verwalten und mit Deinem virtuellen Team zusammenzuarbeiten. Dateien können beispielsweise online hochgeladen, mit dem Projektteam ausgetauscht bzw. bearbeitet werden, verschiedene Projekte gleichzeitig erstellt und mit allen Beteiligten kommuniziert werden.
Vorteile von Projektmanagement Software
Ohne eine gute Projektmanagementlösung kann man in einem endlosen Meer von Tabellenkalkulationen, Post-its und Papierkram ertrinken. Expertise allein reicht oft leider nicht mehr aus. Um Projekte voranzubringen, brauchst Du die richtigen Werkzeuge. Hier sind einige Bereiche, in denen Dir eine solche Software helfen kann:
1. Optimierte Planung
Ohne eine zentralisierte Projektmanagement Software könnte es für Dein Team schwierig werden den Zeitplan einzuhalten, da es keinen festen Leitfaden dafür gibt, was von wem, wann erledigt werden sollte. Dadurch geht wertvolle Zeit verloren.
Durch den Einsatz einer solchen Software, werden Aufgaben beschrieben und transparent gemacht. Zu wissen, wer an was arbeiten soll, zB. mit Kanban-Boards, beseitigt Unklarheiten, macht den Fortschritt nachvollziehbar und fördert die rechtzeitige Erledigung von Aufgaben. Durch die Möglichkeit der Priorisierung einzelner Aufgaben bleibt der Projektplanungsprozess organisiert und Verzögerungen im Projekt werden drastisch reduziert.
2. Klare Kommunikation & Teamarbeit
In immer mehr Projekten arbeiten Teams mittlerweile verstreut an den verschiedensten Orten. Obwohl E-Mails, Chats oder handschriftliche Notizen immer noch zu dem häufigsten Kommunikationsmittel gehören, sind sie vor allem eines: langsam und ineffizient.
Mit einer Projektmanagement Lösung können alle Teammitglieder, selbst über die kleinsten Projektänderungen auf dem Laufenden bleiben und es wird vermieden, dass Unterhaltungen verloren gehen, da sie an einem einzigen Ort aufbewahrt werden.
Zu wissen, wer an was arbeiten soll, zB. durch den Einsatz von Kanban-Boards, beseitigt Unklarheiten, macht den Fortschritt nachvollziehbar und fördert die rechtzeitige Erledigung von Aufgaben.
Wenn alle Informationen leicht zugänglich sind, besteht ein weiterer großer Vorteil darin, dass bei der Kommunikation mit Kunden über Status-Updates auf zuverlässige und aktuelle Live-Daten zurückgegriffen werden kann.
3. Verwaltung des Budgets
Budgeteinhaltung und Zeitersparnis haben immer oberste Priorität und gehören zu den wichtigsten Elementen bei der Steuerung von Projekten. Eine einfache Excel Datei reicht hierfür bei weitem nicht mehr aus.
Von der ersten Arbeitsanweisung bis hin zum Go-Live: Mit einem Projektmanagement-Tool kannst Du Deine Daten, Ressourcen, deren Nutzung, die geplante & die tatsächliche Nutzung und vieles mehr überwachen. So können Du und Dein Team stetige Anpassungen vornehmen und neue Strategien entwickeln.
Darüber hinaus enthält jede gute Projektmanagement-Software eine Budgetprognose, die Daten aus früheren Projekten durchforstet und genaue Schätzungen für aktuelle und künftige Projekte liefert. Bei den meisten Tools lassen sich auch Warnungen und Benachrichtigungen auslösen, wenn Dein Team vom geplanten Budget abweicht.
Neben der Organisation der Daten zur Verwaltung des Budgets, ist es die Aufgabe des Projektmanagers in regelmäßigen Abständen Veränderungen an die Stakeholder zu kommunizieren.
Ob als druckbare oder exportierbare Berichte, personalisierte Dashboards oder gemeinsam nutzbare URLs: Selbst komplexe Budgetdaten lassen sich in einer Projektmanagement-Software verarbeiten und in verständlichen Berichten für Investoren und Stakeholder aufbereiten.
4. Optimierte Ressourcensteuerung
Für die erfolgreiche Durchführung von Projekten und der Entwicklung eines gesunden Arbeitsstandard benötigst Du eine wirksame Strategie für das Ressourcenmanagement, um alle Projektbeteiligten nicht zu überlasten oder zu unterfordern und Deine Ressourcen präzise zu planen.
Ein PM-Tool hilft Dir Ressourcenengpässe zu erkennen und herauszufinden, wann das Team aufgestockt werden sollte. Gerade wenn Du an mehreren Projekten gleichzeitig arbeitest, ist ein gutes Ressourcenmanagement unerlässlich.
Aufgrund der Prozessautomatisierung werden andere Projektleiter über Änderungen in Deiner Ressourcenplanung informiert zum Beispiel über den geplanten und aktuellen Einsatz von Personal, Material und Equipment und können rechtzeitig Ressourcen für sich reservieren und einplanen.
5. Vereinfachte Projektberichterstattung & systematische Projektanalyse
Eine Projektmanagement-Software speichert nicht nur Deine Projektdaten zentral, sondern bietet Dir auch Einblicke in viele Aspekte Deiner Prozesse und Projekte. Sie verfügen in der Regel über intuitive Dashboards (z. B. für einen Überblick über anstehende Termine, zu erledigende Aufgaben usw.) sowie über eine umfassende BI-Lösung, deren Möglichkeiten von Tool zu Tool variieren.
Projektmanagement Tools wie zB Monday konzentrieren sich dabei in erster Linie auf die Benutzerfreundlichkeit, während andere Anbieter eine endlos anpassbare Lösung bieten, die mit einem höheren Schulungsaufwand verbunden ist.
Jede professionelle Projektmanagement-Software verfügt über eine Reihe von Vorlagen für die Projektberichterstattung. Das erleichtert den Projektmanager*Innen die Analyse von Informationen und eine einheitliche Form für das gesamte Unternehmen. Dadurch finden alle Mitarbeiter*Innen in den Berichten schnell die benötigten Informationen.
6. Zentralisierung von Dateien & Dokumenten
Mit der steigenden Arbeitslast, steigt auch die Anzahl an Dateien und Dokumenten, die Dein Team bearbeiten und mit dem Rest des Teams teilen muss.
In solchen Fällen ist die Situation für die Projektbeteiligten häufig überwältigend und Teams neigen dazu, mehrere Tools zu verwenden, weil sie denken, dass sie damit die Prozesse beschleunigen und mögliche Probleme minimieren können. Aber in der Wirklichkeit wechseln sie nur von einem zum anderen Tool und landen letztendlich in einer Sackgasse.
Dank einer einzigen Informationsquelle kann jedes Projektmitglied an den aktuellen Dokumenten arbeiten, Aktualisierungen in Echtzeit vornehmen, Dateien untereinander austauschen und sicher sein, dass jeder über die Änderungen informiert ist.
7. Identifizierung & Minderung von Risiken
Mit Berichten, Einblicken und einer Vielzahl von Möglichkeiten, Deine Projektdaten zu betrachten, ist es für Dich einfacher, Probleme und Chancen zu erkennen und bei Bedarf Maßnahmen zu ergreifen. Risikomanagement hat viele Facetten, daher solltest Du sowohl die Chancen als auch die Risiken bzw. Bedrohungen verfolgen.
Als Projektmanager*In ist es Deine Aufgabe, die Risikobereitschaft der Beteiligten einzuschätzen, genaue Risikobewertungen vorzunehmen und Notfallpläne für den Worst Case zu entwickeln, um so den maximalen Erfolg für deinen Kunden und Projekt zu erzielen!
8. Standardisierung von Prozessen
Mit dem Wachstum Deines Teams werden auch die Prozesse immer komplexer und viele werden Schwierigkeiten haben mit den Prozessänderungen Schritt zu halten. Durch die Verwendung von Projektmanagement-Software werden diese komplexen Prozesse standardisiert. So können auch neue Projektmitglieder problemlos neue Abläufe und Vorgänge leicht erlernen.
Ein Beispiel dafür sind die verschiedenen Arten von Dokumenten- und Informationsmanagementsystemen, mit denen Dein Team eine intelligente Datenbank mit Workflow-Standards und -Prozessen erstellen, speichern und durchsuchen kann. Diese werden oft in Form von zentralen Wissensdatenbanken bereitgestellt.
Gute Projektmanagement-Tools können aber noch mehr, z. B. individualisierbare Projektformulare und Automatisierungen des Prozess-Workflows, die bei Ausführung einer bestimmten Aktion (z. B. einer abgeschlossenen Aufgabe oder Zuweisung einer Aufgabe) ausgelöst werden.
Daraufhin wird der nächste Arbeitsschritt eingeleitet, z. B. das Anschreiben eines anderen Projektmitglieds, das Informieren oder das Anfordern weiterer Informationen.
