Es gibt viele Gründe, warum sich Unternehmen für die Beauftragung von Projektmanager*innen entscheiden und nicht für den Einsatz interner Mitarbeiter*innen. Es könnte sein, dass es sich um ein kleineres Unternehmen handelt, das mit Ressourcenengpässen zu kämpfen hat und die Beschäftigung einer festangestellten Projektmanager*in nicht auf sich nehmen kann oder aber um einen kurzfristigen Bedarf für ein zeitlich begrenztes Projekt. Ebenso kann es sein, dass der/die zuständige Projektmanager*in vorübergehend beurlaubt ist und ein/e Expert*in benötigt wird, um den reibungslosen und unkomplizierten Ablauf des Projekts zu gewährleisten.
Wie Du sehen kannst, sind die möglichen Szenarien endlos. Aber welche Vorteile ergeben sich aus der Beauftragung von sogenannten „Projektmanagern on Demand“ und was musst Du dabei beachten? Können sie in Deinem Unternehmen einen echten Mehrwert schaffen?
Was ist ein „Projektmanager on Demand“?
Üblicherweise sind Projektleiter*innen festes Personal, welches die Richtlinien, Verfahren und Prozesse des Unternehmens sehr gut kennt. Auch wenn es für viele Projekte notwendig ist, kann ein/e „Projektmanager*in on Demand“ sehr oft die bessere Lösung sein.
Erfolgreiches Projektmanagement zeichnet sich nicht nur dadurch aus, den Kunden bis ins kleinste Detail zu kennen. Vielmehr gilt es, sich die Zeit zu nehmen, das Unternehmen zu verstehen, und dann eine professionell ausgearbeitete Lösung zu präsentieren, die auf der Erfahrung eines Experten beruht, der das Projektmanagement lebt und atmet.
Auch wenn ein interner Mitarbeiter alles über das Produkt, die Marke oder die Dienstleistung weiß, bedeutet das nicht, dass er auch über das Wissen und die Methodiken verfügt, entsprechende Projekte erfolgreich, fristgerecht und innerhalb des entsprechenden Umfangs und Budgets durchzuführen.
Wie funktioniert das Prinzip eines Projektmanagers on Demand in unserem Unternehmen?
Wir identifizieren im ersten Schritt den geeigneten Projektleiter, der die Probleme und Anforderungen in Ihrem Projekt am besten lösen kann. Grundsätzlich arbeiten wir aber als Team zusammen und gehen große Herausforderungen gemeinsam an. Wir fördern diese Zusammenarbeit durch den regelmäßigen Austausch aller Mitarbeiter untereinander sowie durch Workshops, die sich gezielt mit einzelnen Themen beschäftigen. Unser Ziel ist es, Wissen auf Kundenseite aufzubauen und so als Wissensvermittler zu agieren, um die Abhängigkeit von externen Ressourcen zu reduzieren.
Mentoring Programm
Wir haben in unserem Unternehmen auch ein Mentorenprogramm eingeführt und haben damit bisher durchweg positive Ergebnisse gesammelt. Dabei wird jedem Junior ein erfahrener Senior zugeteilt, der im Projekt im Hintergrund mitarbeitet. Auf diese Weise schöpfen die Junioren Wissen ab und bieten dem Kunden einen zusätzlichen Mehrwert. Zusätzlich kann bei Ausfall des Juniors der Senior das Projekt jederzeit übernehmen.
Welche Vorteile bietet ein Projektmanager on Demand?
Von Fachwissen eines Experten profitieren
Wird ein internes Teammitglied ohne Projektmanagement-Kenntnisse als Projektleiter eingesetzt, können kostspielige und zeitraubende Fehler entstehen.
Durch Outsourcing hast Du die Möglichkeit, einen Experten für Dein anstehendes Projekt hinzuzuziehen, der diese spezifischen Qualifikationslücken, die nur kurzfristig benötigt werden, schließen kann. Jemand, der über spezielle Fachkenntnisse und umfangreiche Erfahrung im Umgang mit Projekten dieser Art verfügt. Darüber hinaus erhalten die internen Teammitglieder die Möglichkeit, aus ihrer Komfortzone herauszutreten und neue Fähigkeiten und Erfahrungen zu sammeln.
Entlastung der Mitarbeiter
Deine Mitarbeiter tragen bereits zu viele Hüte und haben keine Kapazitäten für die zusätzliche Arbeiten, die mit der Durchführung des Projektes verbunden ist? Das kann mit einer Überlastung Deiner Mitarbeiter enden oder im schlimmsten Fall mit dem Burnout.
Aufgrund der zusätzlichen Verantwortung für ein Projekt sind sie in ihrer eigentlichen Arbeit beeinträchtigt und können dem Projekt nicht die Aufmerksamkeit widmen, die für einen erfolgreichen Abschluss notwendig ist.
Mit dem Einsatz eines „Projektmanagers on Demand“ können Mitarbeiter für das Tagesgeschäft freigestellt werden oder auch sogar überlastete Arbeitnehmer erleichtert werden.
Durch die zusätzliche Verantwortung für ein Projekt werden sie bei ihrer eigentlichen Arbeit beeinträchtigt und können dem Projekt nicht die Aufmerksamkeit widmen, die nötig ist, um es erfolgreich abschließen zu können.
Mitarbeiter können durch den Einsatz eines „Projektmanagers on Demand“ für das Tagesgeschäft freigestellt oder sogar überforderte Arbeitskräfte entlastet werden.
Einsparung Deiner Kosten
Eine der Grundlagen des professionellen Projektmanagements ist die sorgfältige Berücksichtigung der finanziellen Aspekte. Das Gehalt, die Sozialleistungen, die Ausrüstung, der Büroraum und die Gemeinkosten für einen internen Projektmanager sind sehr teuer. Auch wenn die Beauftragung eines externen Teams anfangs kostspielig erscheinen mag, so spart sie doch über den gesamten Lebenszyklus des Projekts Geld. Denn Du zahlst nur für die Stunden und den Zeitrahmen, der für das Projekt benötigt wird.
Unvoreingenommene Sichtweise
Ein „Projektmanager on Demand“ hat den Vorteil eines frischen Blicks. Er ist in der Lage, das Unternehmen aus einer unvoreingenommenen Perspektive zu betrachten, ohne dass er sich mit der Unternehmenspolitik auskennt oder Emotionen zeigt. Dieser Blickwinkel ermöglicht es, Probleme zu erkennen, die von den internen Teammitgliedern oft übersehen werden, und schwierige Entscheidungen zu treffen, wie z. B. Kostensenkungen oder Prozessverbesserungen, ohne Angst vor den Auswirkungen auf die Unternehmenspolitik.
Sozial & Führungskompetenz
Durch langjährige Praxiserfahrung hat ein „Projektmanager on Demand“ die Fähigkeit, ein Team bilden zu können, ein „Wir-Gefühl“ zu etablieren, zu führen, zu motivieren sowie Verbindlichkeit herzustellen.
Gute Umgang mit den gängigsten Projektmanager Tools
Wenn Sie bereits über eine Projektmanagement-Software verfügen, sollte der externe Projektleiter dazu ehestmöglich, im besten Fall sofort, anschlussfähig sein. Anderenfalls sollte der Projektleiter eine geeignete Software auf der Grundlage Deiner Anforderungen wählen.
Wie kann den negativen Aspekten entgegengewirkt werden?
Zeitverlust bei der Unternehmenseinweisung
Ein „Projektmanager on Demand“ muss erst in alle komplexen Zusammenhänge eingewiesen werden, was Zeit kostet, die durch den Einsatz eines vorhandenen Projektleiters eingespart werden kann. Dies kann allerdings umgangen werden, wenn bereits in der Planungsphase Klarheit geschaffen wird.
Daher vereinbart der „Projektmanager on Demand“ mit den wichtigsten Projektbeteiligten die Projektcharta, die die Projektziele und -einschränkungen, den Umfang, die Beteiligten, den angestrebten Nutzen, das Budget und die Ausgabenbefugnis enthält. Dadurch wird sichergestellt, dass die Erwartungen von Anfang an übereinstimmen und die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Projektdurchführung steigt. Auf diese Weise können beide Parteien gleichermaßen einschätzen, was das Projekt zu einem Erfolg macht, so dass nach Abschluss des Projekts beide zufrieden sein können.
Unterschiede in den Ethnien:
Der „Projektmanager on Demand“ und das interne Team müssen eng zusammenarbeiten. Problematisch kann es werden, wenn es eine Diskrepanz oder einen Konflikt zwischen dem Ethos der beiden Unternehmenskulturen gibt.
Als Gegenmaßnahme versucht der „Projektmanager on Demand“, die bestehende Unternehmenskultur im Vorfeld zu verstehen, sowie zu berücksichtigen und muss gegebenenfalls Zugeständnisse machen. Je mehr er sich in Deine Unternehmenskultur einfühlen kann, desto erfolgreicher wird er sich in den Veränderungsprozess integrieren und Akzeptanz schaffen können.
Fazit:
Aus eigener Erfahrung haben wir bei der LIT Linked IT GmbH festgestellt, dass der beste Weg zum Erfolg bei unserer Beratung darin besteht, unsere Expertise in Bereichen wie dem Projektmanagement stets mit Ehrlichkeit, tiefem Respekt und Sensibilität für die Bedürfnisse unserer Kunden einzusetzen.
Während jedes Projekt für sich allein beurteilt werden muss, ist es klar, dass ein „Projektmanager on Demand“ definitiv einen Mehrwert für den erfolgreichen Abschluss eines Projektes darstellen kann. Der Nutzen kann unermessliche Vorteile bieten, solange es eine gründliche Planung und Maßnahmen zur Einbindung von Anfang an gibt.
Möchtest Du herausfinden, ob die Einstellung eines „Projektmanagers on Demand! das Richtige für Dein Unternehmen ist?
